測試人：Shirley
測試時間：
測試加盟商帳號：ikl_np
測試環境：桌面型電腦 Windows XP (SP2)
瀏 覽 器：IE 8.0
測試內容：一般出退貨單作業操作流程
測試目的：完善整個進退貨單作業使客戶能夠放心使用
一． 一般出退貨單系統簡介
公司管理制度中使用有訂單作業流程管理者，主要是可以控制出貨的流程制度化，並且可以將業務員、送貨員、倉管驗貨員、會計人員等等採取分層隔離作業管哩，以杜絕下屬人員有更多貪污收賄的機會，甚至類似假出貨真收款的事件發生！例如：業務員雖然有與客戶議價的權力以及收訂單出貨的決策能力（但是系統要是設定有客戶最高出貨限額的上限，假出貨單的輸入會遭受出貨金額累積不能超過最高出貨限額的控管而導致操作失敗），但是訂單比對轉出貨單則是另由倉管專人執行（業務人員與倉管人員的分離式管理，基本上對假出貨單的事件發生率可以說幾乎不可能，除非業務員與倉管員需事先串通），並且出貨時的領貨出車又是另一批的人員去執行物流送貨管理流程（使用出車匯總表與出貨單作為物流出貨領貨的依據），這樣送貨的人員又一定非要跟業務員串通假送貨地址的才行，出貨完成後的應收帳款入帳則由會計人員作稽核與出貨單的真實性（稽核訂單的真實性、客戶出貨單真實性、會計傳票的真實性），應收帳款的結單另由專人作業（結單人員可以檢視各項原始憑證的真實性，也就是可以說由結單人員作更完整的複式檢查），再配合上專人的庫存固定盤點或即時盤點制度（各式正確的盤點可以發現實際庫存與電腦上的庫存是否嚴重短缺，這樣可以提早發現假訂單或是假出貨單的故意輸入），更可以杜絕真出貨假收款的事件發生，最後一關的真正收款作業，相信交由最值得信賴的員工操作，就能真正利用完善的電腦採購管理系統來實行出公司的完整管理制度。出貨單的作業管理與訂單管理制度不大一樣的地方是，出貨單輸入系統是針對不須經由訂單流程就直接輸入出貨單的作業管理，因此這類的商品在出貨控管上就必須加重操作人員忠誠度上的考慮因素多點。若是公司規模不大的小企業，通常也是只使用出貨作業流程而不使用訂單管理的流程，但是偶而搭配使用訂單系統，是針對某些特殊商品做訂單管制時相當好用。
二．一般出貨單輸入測試內容索引：
1.
登錄出退貨單作業指引
2.
Ｅ增新
3.
U更改
4.
Ｄ刪除
5.
Ｓ存檔
6.
Ｂ客定代號
7.
Ｊ自動帶入
8.
Ｋ鍵值
9.
Ｇ單位
10.
V查量
11.
aV查量
12.
Ｌ客戶
13.
Ｚ商品
14.
Ｗ業務
15.
aA司機
三．一般出退貨單輸入系統操作管理流程
1.登錄一般出退貨單作業指引
登入
=》點擊=》
(或使用快捷鍵
) =》 點擊=》
(或使用快捷鍵
)進入報價作業=》點擊
(或使用快捷鍵
)鍵，如圖：
1-1. 彈出信息，點擊
後,進入出貨增新頁面,如圖：
1-2. 出貨分公司代號：若在分公司資料檔案中設定有超過一家分店以上者，出貨單輸入時，如果登錄操作系統的員工代號是設定為總公司人員，即可以指定該出貨單的出貨分公司代號，但是該操作員工設定為分公司的人員時，系統將預設為他所屬的那家分公司代號，操作者不需要指定分公司代號。若是只有一家分公司資料時，系統將預設為第一家分公司代號，操作者不需要指定分公司代號。
1-3. 如輸入分公司代號:09, 不存在，則彈出提示框，單擊
後重新輸入即可。
1-4.停止往來：客戶資料中的交易情況設定為［Ｘ停止往來］者，選取出貨客戶要做採購作業時，系統將提出警告並禁止作業，這是因為如果已經有了出貨單的存在，也就是有出貨的事實，就必須先讓操作者輸入出貨資料的考量。並且將停止所有報表列印功能。如果客戶代號：007032，資料中交易情況:停止往來，那麼,在出貨時系統將提出警告並禁止作業。
1-5．出貨客戶代號：出貨系統一定是針對指定的客戶輸入出貨單，因此客戶代號是利用來作為出貨資料中判斷正確的要素。客戶尋找可輸入1>客戶代號2>直接輸入客戶名稱3>[/]強制查詢4>輸入問號-例如 [42? ]。 若輸入客戶代號：000003,不存在，則提示：
1-6. 您若選擇
按鈕或按鍵盤上的
即返回到客戶代號輸入框，重新輸入客戶代號；若您選擇
按鈕或按鍵盤上的
，您將進入查詢頁面。在查詢頁面中，您可以先看當前頁中，是否有您所需的客戶，若有單擊它即可；若無，您可以利用鍵盤上的
鍵翻頁來查詢，也可以在條件查詢中輸入您知道的客戶內容來查詢，按
就可以了。
1-7.若輸入客戶代號：000001，則提示：
1-８.送貨地址：當您輸入客戶代號時，送貨地址會自動顯示：
1-９.你若覺得不妥，可以點擊
，彈出信息;
1-10.車輛:输入0000，如图
1-11．若输入：0001不存在，则提示：
1-12．出貨日期：輸入正確的出貨日期格式，如圖
1-13.出貨日期不能大於當天日期，提示：
1-14.按鍵盤上的
鍵，單擊
（或使用快捷鍵
）進入出退貨打單作業：
2.Ｅ增新
2-1. 科目類型：科目類型共有十七種，您只要輸入它的科目代號就行，科目類型在下方有科目名稱提示，輸入按鍵即可。
2-2. 國際條碼輸入方式：系統可以指定不使用商品代號的輸入而切換使用國際條碼（就是商品資料系統中的商品母號）來掃描做出貨作業，如此可保證輸入快捷並不發生人為輸入代號錯誤的情況，一般都是使用在超市零售業的出貨，或是五金、文具、飾品等等在包裝上已經大量使用條碼的商品最好用。不過使用這項輸入方式的作業要特別注意一項細節，就是掃描條碼以後系統會去找出該商品母號相同條碼的母號商品(S_HOST=”+”)出來，再取得該母號商品的相對商品代號，利用該［客戶代號＋商品代號］去比對＜客戶批價資料檔＞D_SALE檔案中是不是有本［客戶代號+商品代號］的歷史批價記錄存在，存在的話就直接抓取該商品資料的相關批售內容轉入出貨作業中繼續操作，但是萬一一樣的條碼商品又建立有商品代號商品可能有一個以上時，系統並不會要求操作者選擇使用哪一個商品代號的商品，只是給於第一個找到的母號商品相對的商品代號來繼續操作，因此有同樣的條碼商品又多個商品代號這樣的情況，那出貨作業時就應該切換使用商品代號的輸入方式，直接指定輸入該商品代號商品即可。
母號(條碼)尋找可輸入1>商品母號2>直輸商品名稱3>[/]強制查詢4>輸入問號-例如 [4710008?]
2-3. 輸入值不符合各條件，即庫中不存該條碼母號時，將彈出提示，如輸入0000000000001後按
鍵,提示：
2-4. 您若選擇按鈕或按鍵盤上的即返回到條碼母號輸入框，重新輸條碼母號；若您選擇按鈕或按鍵盤上的，您將進入查詢頁面。
2-5. 系統會去找出該商品母號相同條碼的所有商品出來，再去比對其中是不是有本［廠商代號］的商品存在，存在的話就直接抓取該商品資料的相關內容轉入進貨作業中繼續操作；但是萬一一樣的條碼商品又建立有指定的廠商代號商品，可是該廠商代號的商品可能有一個以上時，系統並不會要求操作者選擇使用哪一個廠商貨號的商品，只是給於第一個找到的廠商代號的商品繼續操作，因此有同樣的條碼商品又同一個廠商代號，但是必須建立二個不同廠商貨號的商品資料這樣的情況，那進貨作業時就應該切換使用廠商貨號的輸入方式，直接指定輸入該廠商貨號商品即可。
2-6. 商品代號輸入方式：出貨指定商品代號輸入，這樣可以讓業務員針對出貨商品不必一定是母號商品(S_HOST=”＋”)，這個特性非常方便指定子號商品(S_HOST=”－”)出貨，使用子號商品出貨主要是可以使用不同的商品規格內容的顯示區別（系統中規定子號商品的商敏描述相關資訊都是參考母號商品來的，可是唯獨商品規格可以不與母號商品同步的），亦即［客戶代號＋客戶貨號］在客戶批價資料紀錄檔(D_SALE)中是唯一性的，也就是說同一個客戶代號中，不得再有相同的商品代號商品存在，可是相同條碼的商品母號卻可以有不同的商品代號存在，像下例中是被允許的：
商品母號Ａ=>條碼:4710001234567商品代號:000123商品規格:500g
商品子號B=>條碼:4710001234567商品代號:009123商品規格:500g(贈玩具車)
商品子號C=>條碼:4710001234567商品代號:008123商品規格:500g(贈兒童碗)
商品尋找可輸入1>商品代號2>直接輸入商品名稱3>[/]強制查詢4>輸入問號-例如 [073?
]
當您在框中操作時，可能出現下面幾種情況：
鍵，如圖：
按鈕或按鍵盤上的即返回到客戶代號輸入框，重新輸入客戶代號；若您選擇按鈕或按鍵盤上的，您將進入查詢頁面。
2-7. 數 量：系統允許作業中利用
（或鍵盤上的
）快速切換鍵，來切換只顯示小單位的總數量，或是顯示大小單位自動換算的雙單位元顯示模式，二種模式可以適合各式不同顯示需求習慣的企業使用，雙單位例如：一箱為24罐輸入10箱5罐、一打為12雙輸入4打6雙、一斤為16兩輸入7斤8兩等等；只輸入單單位例如：120罐，6雙，10兩等等；輸入出退貨數量，按鍵盤上的即可。
2-8. 選擇（或鍵盤上的）快速切換鍵小單位顯示，再增新時，如圖：
2-9.商品一般出貨價格：這個也是俗稱的『公定批售價』，系統採取大單位出貨價格的記錄方式，針對該商品採出貨時第一次出貨，或是必須重新議價的商品，都是參考本批售價格作出貨價。
2-10.銷箱價：填入你所要出貨的商品的相關資料,當你所輸入的批價小於最底價時,系統將會自動彈出警告窗口,點
將會繼續出貨,如點
光標裝會自動定位到條碼母號上：
2-11.若庫存不足，則提示：
2-12.點擊光標將會自動定位到下一筆的科目類型框中,如需增新出貨商品可繼續填放相關的資料,如不需增新可按
鍵取消增新,
3.U更改
3-1. 若有些出退貨單資料有錯或不妥，可以進行修改。首先選擇您需要修改的記錄，單擊
或按鍵盤(使用快捷鍵
)，這時修改操作與增新操作是一樣的。
4.Ｄ刪除
4-1. 首先選擇您要刪除的某筆記錄。單擊
或選擇鍵盤上的
鍵：
4-2.單擊 
或鍵盤上的
就可以刪除商品，選擇
或鍵盤上的
則無效（不會刪除商品）。
5.Ｓ存檔
5-1. 當您增新完出退貨單資料後，這時您將這些資料保存起來，單擊
或鍵盤上的
鍵：
5-2.選擇
或鍵盤上的
鍵，系統將自動做出以下的幾個更新動作，選擇
或鍵盤上的
鍵，則重新輸入。
5-2-a．相對的母號商品資料分店庫存數量，因為已經有預備出貨了,相對的預備出貨數量要增加。(Samp_Comp分店商品資料檔).
5-2-a-1.點擊
(或使用快捷鍵
)
=》 點擊=》
(或使用快捷鍵
)進入商品名稱資料作業.
5-2-a-2：出退貨作業選擇[1.銷貨]
預出貨量：10箱0ＫＧ+出貨數量
＝20箱0ＫＧ
5-2-a-3：出退貨作業選擇[2.良品退回]
預出貨量：20箱0ＫＧ-出貨數量
＝19箱0ＫＧ
5-2-a-4：出退貨作業選擇[3. 劣品退回]
預出貨量：19箱0ＫＧ-出貨數量＝18箱0ＫＧ
5-3-b.客戶代號資料未結單預備出貨總額，因為已經有預備出貨了,相對的預備出貨金額應該增加。(DealStor客戶資料檔)
5-3-b-1.點擊 (或使用快捷鍵)
=》 點擊=》
(或使用快捷鍵
)進入客戶資料作業.
5-3-b-1-1．出退貨作業選擇[1.銷貨]
5-3-b-1-2．查看客戶代號為000001coco，預出中金額為4357.40,出貨一筆：
5-3-b-1-3．預出中金額4357.40+進箱價126＝4483.40
5-3-b-2．出退貨作業選擇[2.良品退回]
5-3-b-2-1．出貨一筆：
5-3-b-2-2．預出中金額4483.40+進箱價950＝5433.40
5-3-b-3．出退貨作業選擇[3. 劣品退回]
5-3-b-3-1．出貨一筆：
5-3-b-2-2．預出中金額5433.40+進箱價12.60＝5446.00
5-4-c.分公司代號資料未結出貨總額，因為已經有預備出貨了，相對的預備出貨金額應該增加。(Co_Name分公司資料檔)
(或使用快捷鍵)
=》 點擊=》
(或使用快捷鍵
)進入分公司資料作業 ；
5-4-c-1-1.
出退貨作業選擇[分公司資料檔]
5-4-c-1-２．銷貨一筆：
5-4-c-1-3．出貨之前，預備出貨中金額2345.40
6.Ｂ客定代號
6-1.可以快速查看客戶該商品的相關歷史批售紀錄內容，並且可以更改相關的批售資料，以及搭贈條件、促銷條件、客定貨號、客定零售價、最後抄貨數量、最後出貨數量等等。並且可以設定『客定貨號』如果在客戶資料中的＜客定貨號＞欄位設定為＜A.有＞使用客定貨號時，本功能內可以啟動設定對方的客定貨號內容，否則就沒有客定貨號的顯示或更改功能。
7.Ｊ自動帶入
7-1．當啟動帶入功能後．輸入的科目將會自動帶往下一個增新時參考使用，這樣可以方便操作者連續輸入相同出貨科目時減少再次作科選擇動作，對於天天需要大量輸入出貨單的使用者相當實用。點擊
或（使用快捷鍵
）功能：
7-2.再次增新時，科目類型會自動隨著最後一筆，如：
7-3.再次點擊或（使用快捷鍵）功能，則取消自動帶入：
7-4.再按增新，科目類型會自動默認為1.銷貨，如圖:
8.Ｋ鍵值
8-1.操作者使用國際條碼（商品母號）輸入出貨商品，或是採用商品代號輸入出貨商品。當採用國際條碼（商品母號）輸入的方式時，系統會在輸入的國際條碼（商品母號）中找出是否存在有目前指定的商品資料，若是不存在就是表示該國際條碼（商品母號）沒有建立該商品資料，若是存在時且一個國際條碼（商品母號）中，卻建立有二個不同商品代號的資料時，系統永遠只能抓取優先使用的母號商品(S_HOST=”+”)。若是鍵值指定使用商品代號輸入，則輸入的商品代號就是該客戶的出貨商品，將不去判斷是否母號商品，但是當選擇的商品代號商品資料是屬於子號商品時(S_HOST=”－”)，出貨單上列印的商品規格內容將會是子號商品的規格文字，這種方式最適合的操作情況，是利用子號商品來區隔出很多的特殊商品出貨，尤其像是奶粉類食品，同樣的商品可是因為製造商的促銷手法，每一次出貨商品隨著商品包裝上的附贈品都不同，為了可以區別就必須利用子號商品出貨的方式來達成。
8-2. 點擊 
或（使用快捷鍵
）功能,以條碼母號的方式輸入：
8-3.再點擊 或（使用快捷鍵）功能,以商品代號顯示，在左上角會顯示鍵值方式：商品代號，如圖：
8-4.再點擊
（或鍵盤上的
）鍵,以商品代號的方式顯示：
8-5.若要以條碼母號的方式輸入：
9.Ｇ單位
9-1. 系統允許作業中利用［Ｇ單位］快速切換鍵，來切換只顯示小單位的總數量，或是顯示大小單位自動換算的雙單位顯示模式，二種模式可以適合各式不同顯示需求習慣的企業使用。
9-2.商品出貨價格：系統採取大單位進價的記錄方式，也就是利用每一組最大單位之出貨價格來換算出小單位的批價。整套系統記錄使用大單位的進出價格，能配合社會上之交易習慣都以箱、打、籮、斤等之報價方式，而通常這些大單位的包裝都是３的倍數較多，例如一箱為２４罐、一打為１２雙、一斤為１６兩等等，而成交價格又非３的倍數，如果是登記小單位的批價又採用小數點的方式登記批價，當在出貨作業中輸入資料時將無法很準確的運作，尤其進出貨的數量越大時精準度將越差。X-POS系統是採用會計基礎作設計的，因此在金額的控管上更是不能有一絲一毫的誤差！而系統採用大單位批價的運算方式才可以確保金額完全無誤。
┌──────┬───────┬──────┬────────────┬───────┐
│ 包 裝 方 式│ 登錄批價方式 │ 出貨數量 │
計 算 過 程 與 結 果 │會計精確度 │
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ １７５元／箱│ １罐│175x1/24=
7.291666666667│X-POS 100%正確│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.29
元／罐│ １罐│7.29 x 1 = 7.29 │誤差0.00167元│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.2917 元／罐│ １罐│7.2917x 1 = 7.2917 │誤差0.00003元│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ １７５元／箱│ １０００罐│175 x 1000 /24 =
7291.66│X-POS 100%正確│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.29
元／罐│ １０００罐│7.29x 1000 = 7290.00│誤差1.66元 │
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.2917 元／罐│ １０００罐│7.2917x 1000 = 7291.70│誤差0.04元
│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ １７５元／箱│ １０００罐│175 x 1000 /24 =
7291.66│X-POS 100%正確│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.29
元／罐│ １０００罐│7.29x 1000 = 7290.00│誤差1.66元 │
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.2917 元／罐│ １０００罐│7.2917x 1000 = 7291.70│誤差0.04元
│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ １７５元／箱│１２０００罐│175 x12000 /24 =87500.00│X-POS 100%正確│
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.29
元／罐│１２０００罐│7.29x12000 =87480.00│誤差20.0元 │
├──────┼───────┼──────┼────────────┼───────┤
│２４罐＝１箱│ 7.2917 元／罐│１２０００罐│7.2917x12000 =87500.40│誤差0.4元 │
└──────┴───────┴──────┴────────────┴───────┘
9-3. 單擊
或按鍵盤上的
鍵來切換輸入方式。
9-4.切換雙單位成功，再增新時，如圖：
9-5.再單擊或按鍵盤上的鍵，以小單位方式輸入或顯示：
9-6.
再增新時，如圖：
10.V查量
10-1. 系統允許快速查看該出貨商品的相關銷售數量表內容，如此可以供操作者快速判斷出貨商品的週期性問題，或是銷售數量的多寡，來與出貨數量的多少做個人工的相對比較，以防出貨數量的偏高造成無謂的庫存積壓。數量的查看可以快速看到歷年的銷售數量，像是月量、季量、半年量、年量。SQTY&年檔
10-2.點擊
或鍵盤上的
鍵，提示：
11.aV瀏覽
11-1. 系統允許依照商品代號、客戶代號、客戶出貨單號碼、客戶出貨日期、發票號碼快速瀏覽查看歷史出貨明細。
11-2.
點擊
或鍵盤上的
鍵，提示：
12.Ｌ客戶
12-1.
利用出貨單上的客戶代號，可以快速查看該客戶的資料內容明細。點擊
或鍵盤上的
鍵，
12-2.彈出客戶資料作業，出貨未結單額為：17620.00；
12-3.Ｓ存檔之後，客戶資料作業的出貨未結單額為：21218.00
13.Ｚ商品
13-1. 利用出貨單上的商品代號，可以快速查看該商品的資料內容明細。單擊
或按鍵盤上
13-2.Ｓ存檔之前，商品名稱資料中，預出貨量為：61箱0ＫＧ；
13-3.
Ｓ存檔之後，商品名稱資料中，預出貨量為：67箱
14.Ｗ業務
14-1. 可以藉由業務員工代號，立即查看業務人員的姓名。
14-2. 單擊
或鍵盤上的
鍵：
15.aA司機
15-1. 可以藉由司機員工代號，立即查看司機員工的姓名。
15-2. 單擊
或鍵盤上的
鍵，
